印章、文件管理制度

2019-11-02
  一、为确保本协会各项工作规范、高效、优质,依据《湖南省输配电设备行业协会章程》制定本制度。
  二、秘书长是本会印章、文件管理的责任人,秘书处是印章、文件管理的责任部门,协会依照本管理制度履行职责。协会印章设专人保管。协会财务专用章由主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。
  三、《湖南省输配电设备行业协会》印章的使用,应由会长审批;《湖南省输配电设备行业协会秘书处》印章的使用,应由秘书长审批。
  四、印章保管人员应确保在受控的情况下使用印章,不得带离本会办公场所。
  五、  秘书处行文使用两个文号,即“湘输配电协字[年号]顺序号”和“湘输配电协秘字[年号]顺序号” 。
“ 湘输配电协字”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。
“湘输配电协 秘字”是以秘书处的名义发出的文件,主要是秘书处的内部事务管理文件,该文号需加盖秘书处印章。
  六、 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报秘书长审核经会长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。
  七、各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
  八、 秘书处根据来文来函的内容确定保密等级,报秘书长和会长阅批。
  九、 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序标识后归档保存。
  十、 本协会行文执行登记制度,设专人负责。本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,经会长批准后开具,并留底备查。
  十一、本制度经会员(代表)大会审议通过后生效,由秘书处解释。